Αρχική
Τι είναι το ERP
Τα συστήματα ERP, ενοποιώντας τους επιχειρησιακούς πόρους σε μία κοινή βάση δεδομένων, προσφέρουν μία σταθερή πλατφόρμα για την περαιτέρω αξιοποίηση της επιχειρησιακής πληροφορίας σε όλα τα επίπεδα αποφάσεων. Στις αρχές και περί τα μέσα της δεκαετίας του 1980, η κύρια μηχανογραφική υποδομή που συναντούσε κάποιος σε μία μεσαία και μεγάλη επιχείρηση ήταν κατατμημένη σε πολλά ανεξάρτητα πληροφοριακά συστήματα. Κάθε τμήμα της επιχείρησης ήταν μηχανογραφημένο με το δικό του πληροφοριακό σύστημα, που έτρεχε απομονωμένο και ανεξάρτητα από τα συστήματα των άλλων τμημάτων, και "γέμιζε" τη δική του βάση δεδομένων με τα στοιχεία με τα οποία το τροφοδοτούσε το προσωπικό του συγκεκριμένου τμήματος.
Η αυτονομία των πληροφοριακών συστημάτων δημιουργούσε, βέβαια, μία ελευθερία κινήσεων στο προσωπικό κάθε τμήματος (αφού αυτό μπορούσε να οργανώσει τις μηχανογραφικές διαδικασίες του ελεύθερα, χωρίς καμία επιβολή κανόνων από πληροφοριακό σύστημα άλλου τμήματος). Απ' την άλλη, η προσέγγιση αυτή είχε το μεγάλο μειονέκτημα του διασκορπισμού των επιχειρησιακών πληροφοριών σε πολλές βάσεις δεδομένων που δεν μπορούσαν να "δουν" και να "μιλήσουν" η μία στην άλλη. Κάθε φορά που μία εφαρμογή (π.χ., της γενικής λογιστικής που ενημέρωνε τα λογιστικά βιβλία) χρειαζόταν πληροφορίες από τη βάση δεδομένων ενός άλλου συστήματος (π.χ., της διαχείρισης αποθήκης, πωλήσεων και/αγορών), αυτές έπρεπε να μεταπηδήσουν από το δεύτερο σύστημα στο πρώτο, είτε με τη "χειροκίνητη" επανεισαγωγή τους είτε, στην καλύτερη περίπτωση, με κάποια διαδικασία "γεφύρωσης" που, αν και εν πολλοίς αυτοματοποιημένη, απαιτούσε, ωστόσο, τη συμμετοχή του χρήστη.
ΠΑΡΑΔΟΞΟ ΦΑΙΝΟΜΕΝΟ
Στην προ-ERP εποχή, λοιπόν, υπήρχε το παράδοξο φαινόμενο να τρέχουν πολλές νησίδες λογισμικού με απομονωμένες βάσεις δεδομένων, που η καθεμία δημιουργούσε τη δική της "όψη της αλήθειας" για την οικονομική κατάσταση της επιχείρησης: υπήρχε μία εικόνα της επιχείρησης που έβγαινε από τα στοιχεία του συστήματος εμπορικής διαχείρισης, μία άλλη που έδιναν τα στοιχεία της παραγωγής, μία τρίτη από τα χρηματοοικονομικά στοιχεία, μία τέταρτη από τα στοιχεία των πωλήσεων κ.ο.κ. Ηταν πολύ δύσκολο να καταρτιστούν συνδυασμένες αναφορές και στατιστικοί δείκτες από περισσότερα του ενός τμήματα της επιχείρησης. Επιπλέον, η προσέγγιση αυτή είχε υψηλό κόστος συντήρησης/αναβάθμισης της συνολικής μηχανογραφικής υποδομής της επιχείρησης (κάθε εφαρμογή είχε τα δικά της έξοδα συντήρησης και αναβάθμισης).
ΑΠΟ ΤΟ MRP ΣΤΟ ERP
Ηταν, λοιπόν, θέμα χρόνου να βρεθεί μία λύση που θα αντικαθιστούσε τις αποκομμένες εφαρμογές με μία καθετοποιημένη εφαρμογή, που θα μπορούσε να "δει" όλα τα τμήματα της επιχείρησης. Η ιδέα γεννήθηκε από τα συστήματα προγραμματισμού παραγωγής και διαχείρισης υλικών παραγωγής (Material Requirement Planning), τα οποία είχαν αναπτυχθεί ήδη από τη δεκαετία του 1960 ειδικά για τις βιομηχανικές επιχειρήσεις. Ο ρόλος τους ήταν να συντονίζουν τις διαδικασίες που εξασφάλιζαν μία σταθερή ροή πρώτων υλών προς την παραγωγή, με το ελάχιστο δυνατό απόθεμα κάθε φορά και με την ταχύτερη δυνατή παράδοση εκτέλεση των παραγγελιών των πελατών.
Στις αρχές της δεκαετίας του 1980, τα συστήματα αυτά, για να γίνουν πιο αποδοτικά, άρχισαν να εξοπλίζονται με λειτουργίες αναπροσαρμογής των πλάνων παραγωγής στις αλλαγές των προβλέψεων πωλήσεων και να αντλούν πληροφορίες και από εφαρμογές που έτρεχαν σε άλλα τμήματα της επιχείρησης τα οποία συνδέονταν άμεσα με την παραγωγή, π.χ., το οικονομικό. Αυτό το διευρυμένο πρότυπο στη σχεδίαση των συστημάτων παραγωγής (το οποίο ονομάστηκε MRP-II, Manufacturing Resource Planning) άνοιξε το δρόμο για την απευθείας "συνομιλία" όλων των αυτόνομων εφαρμογών και, τελικά, στη δημιουργία ολοκληρωμένων συστημάτων ERP περί τα τέλη της δεκαετίας του 1980. Η βασική φιλοσοφία κατασκευής των συστημάτων ERP οδήγησε, τελικά, στην ανεξαρτητοποίησή τους από το κύκλωμα παραγωγής και στην εγκατάστασή τους όχι μόνο στις βιομηχανικές επιχειρήσεις, αλλά και στις εμπορικές και στις εταιρείες παροχής υπηρεσιών. Εφοδιασμένα πλέον με ικανή "λογική" για να διαχειρίζονται σχεδόν ολοκληρωτικά τους επιχειρησιακούς πόρους, τα συστήματα ERP απογειώθηκαν σε πωλήσεις τη δεκαετία του 1990 σε Αμερική και Ευρώπη, την ίδια πάνω-κάτω εποχή που στη χώρα μας μεσουρανούσαν τα πανίσχυρα εμπορολογιστικά πακέτα.
ΤΙ ΚΑΙΝΟΥΡΓΙΟ ΕΦΕΡΑΝ ΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ERP
Σε ένα σύστημα ERP όλες οι πρώην απομονωμένες εφαρμογές γίνονται υποσυστήματα (modules) ενός ευρύτερου συστήματος και "βλέπουν" μία κοινή βάση δεδομένων. Μ' άλλα λόγια, αυτό που καταργείται με ένα σύστημα ERP δεν είναι η διαίρεση της μηχανογραφικής υποδομής σε επιμέρους συστήματα (το προσωπικό κάθε τμήματος δουλεύει στις δικές του οθόνες με την ιδιαίτερη "λογική", που απαιτεί η λειτουργία του τμήματος και διαχειρίζεται το δικό του σετ δεδομένων που είναι ένα υποσύνολο των δεδομένων που τηρούνται στην κοινή βάση), αλλά τη μη αυτόματη "μεταπήδηση" των δεδομένων από το ένα υποσύστημα στο άλλο. Οσα δεδομένα πρέπει να είναι κοινόχρηστα μεταξύ πολλών τμημάτων, γίνονται αυτομάτως διαθέσιμα σε όσα υποσυστήματα τα χρειάζονται, αμέσως μετά τη μία και μοναδική καταχώρισή τους στη βάση του ERP. Απ' την άλλη, όλοι οι χρήστες, ανεξάρτητα από το υποσύστημα στο οποίο δουλεύουν, βλέπουν ένα ομοιόμορφο, κοινό για όλους, περιβάλλον εργασίας.
ΠΟΙΑ ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΕΡΙΛΑΜΒΑΝΕΙ
Ως ERP μπορούμε, λοιπόν, να χαρακτηρίσουμε οποιοδήποτε πληροφοριακό σύστημα προσφέρει δύο τουλάχιστον υποσυστήματα "ενωμένα" μεταξύ τους με μία κοινή βάση δεδομένων, π.χ., λογιστική και μισθοδοσία. Βέβαια, στην πράξη τα υποσυστήματα είναι πολύ περισσότερα από δύο. Κατά κανόνα, οι κατασκευάστριες εταιρείες περιλαμβάνουν στα ERPs τους όλα τα υποσυστήματα που έχουν να κάνουν με τις εσωτερικές διαδικασίες της επιχείρησης (back-office):
* Παραγωγή
* Εμπορική Διαχείριση
* Μισθοδοσία και Διαχείριση Ανθρώπινων Πόρων
* Οικονομική Διαχείριση
* Διαχείριση Παγίων, Συντήρηση εξοπλισμού
* Διαχείριση Εργων
Η κάλυψη των παραπάνω υποσυστημάτων "φορτώνει" ένα σύστημα ERP με τόση περίπλοκη παραμετροποίηση, ώστε να είναι δύσκολο να ενσωματωθεί σ' αυτό επιπλέον λειτουργικότητα που αφορά σε άλλα τμήματα της επιχείρησης. Ωστόσο, υπάρχουν ERPs που εκτός από τα παραπάνω υποσυστήματα, ενσωματώνουν και Διαχειριστές Πελατειακών Σχέσεων (Customer Relation Management), αν και οι εφαρμογές αυτού του τύπου δεν ανήκουν στην κατηγορία του back-office λογισμικού. Δεν αποκλείεται, επίσης, να υπάρχει και ένα υποσύστημα Διαχείρισης της Εφοδιαστικής Αλυσίδας (Supply Chain Management, SCM). Ειδικά το logistics "κομμάτι" αυτών των εφαρμογών διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας πρέπει να αντλεί στοιχεία που καταχωρίζονται στη βάση του ERP από τα άλλα back-office υποσυστήματα. Ομως η περίπτωση αυτή είναι σπάνια, επειδή τα περισσότερα συστήματα ERP δεν ενδιαφέρονται για τα "μη οικονομικής φύσεως" δεδομένα, αυτά δηλαδή που έχουν να κάνουν με διαδικασίες διαχείρισης αποθηκών (παραλαβή και διαχείριση συσκευασιών στους αποθηκευτικούς χώρους, προγραμματισμός διαδρομών και έλεγχος στόλου οχημάτων κ.λπ.). Ενα σύστημα ERP εξοπλισμένο και με τέτοιες λειτουργίες θα ήταν αρκετά "βαρύ" για να μπορεί να προσαρμοστεί στο διαφορετικό "μείγμα" αναγκών κάθε επιχείρησης. Κατά συνέπεια, είναι προτιμότερο να διαθέτει το χαρακτηριστικό της επεκτασιμότητας (scalability) και να χρησιμοποιεί ανοιχτά και αξιοποιήσιμα σε εναλλακτικές πλατφόρμες τεχνολογικά πρότυπα (portability), ώστε να μπορεί να συνδέεται απρόσκοπτα και να ανταλλάσσει δεδομένα με άλλες σύνθετες εφαρμογές που τρέχουν στην επιχείρηση, όπως αυτές της διαχείρισης αποθηκών, του ηλεκτρονικού εμπορίου, της επιχειρησιακής ευφυΐας (BI) κ.λπ.
Η ΑΝΑΓΚΑΙΑ ΠΕΡΙΟΔΟΣ ΠΡΟΣΑΡΜΟΓΗΣ
Είπαμε ότι πάνω στο βασικό κορμό του ERP μπορούν να "κουμπώσουν" αυτομάτως όσα υποσυστήματα χρειάζεται μία επιχείρηση, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι τα υποσυστήματα που θα επιλεχθούν θα είναι έτοιμα να προσφέρουν τις υπηρεσίες τους στην επιχείρηση αμέσως μετά την εγκατάστασή τους. Ενα εξάμηνο είναι το ελάχιστο απαιτούμενο διάστημα για να προσαρμοστούν τα τμήματα που θα χρησιμοποιούν το ERP στη "φιλοσοφία" και στις πρακτικές που επιβάλλει το νέο σύστημα. Ερευνες έχουν δείξει ότι ο μέσος χρόνος προσαρμογής ανέρχεται στο 1 έτος, αλλά ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησης, τον αριθμό υποσυστημάτων που επέλεξε να εγκαταστήσει και τον αριθμό των προσώπων που θα εμπλακούν στη χρήση του, το διάστημα αυτό μπορεί να φτάσει ακόμα και τα 3 χρόνια. Αυτό πρακτικά σημαίνει ότι όσο φιλικό στη χρήση και αν είναι ένα σύστημα ERP, είναι αδύνατον να αρχίσει να "επιστρέφει" στην επιχείρηση το κόστος αγοράς του από την πρώτη κιόλας ημέρα της εγκατάστασής του, αφού για ένα σχετικά μεγάλο χρονικό διάστημα το προσωπικό των τμημάτων θα πρέπει να μάθει καινούργιους κανόνες και πιθανότατα να σχεδιάσει εκ νέου τις επιχειρησιακές διαδικασίες που ακολουθούσε πριν από την εγκατάσταση του ERP.
Τα ERPs επιβάλλουν αλλαγές στις προ-ERP επιχειρησιακές διαδικασίες, διότι ο βασικός και μη επιδεχόμενος αλλαγές πυρήνας των λειτουργιών τους είναι πιθανόν να μην ταιριάζει με αυτόν που ακολουθούσε η επιχείρηση πριν από την εγκατάσταση του ERP. Επιπλέον, επειδή κάθε υποσύστημα "δανείζεται" πληροφορίες από την κοινή βάση, κάθε χρήστης υποχρεώνεται από το σύστημα να καταχωρίζει στις οθόνες του δικού του υποσυστήματος και έξτρα δεδομένα που είτε δεν υπήρχαν στο προηγούμενο αυτόνομο σύστημα είτε θεωρούσε περιττό να συμπληρώσει. Συνεπώς, το κλειδί για να "κουμπώσει" με το λιγότερο δυνατό κόστος το ERP στα τμήματα της επιχείρησης που θα μηχανογραφήσει, είναι η σωστή προετοιμασία της τελευταίας πριν από την αγορά του συστήματος. Αυτό που απαιτείται, είναι η λεπτομερής καταγραφή των διαδικασιών της και η αντιστοίχισή τους σε όσο το δυνατόν περισσότερες λειτουργίες του ERP που έχει επιλέξει να εγκαταστήσει. Τα αποτελέσματα αυτής της αντιστοίχισης θα χρησιμοποιούνται κατά τη σταδιακή εγκατάσταση των υποσυστημάτων του ERP, για την εκπαίδευση και την προσαρμογή του προσωπικού στους κανόνες του νέου συστήματος. Οπως έχουν δείξει σχετικές μελέτες, ο χειρότερος εχθρός ενός συστήματος ERP και ο κυριότερος παράγοντας που οδηγεί σε αποτυχημένες εγκαταστάσεις (στις οποίες το σύστημα δεν μπορεί να αποδώσει στην επιχείρηση τα προσδοκώμενα οφέλη) είναι η νοοτροπία των αυτόνομων νησίδων λογισμικού που το προσωπικό της θα συνεχίσει να έχει για αρκετό διάστημα μετά την εγκατάσταση του νέου συστήματος.
ΕΞΑΙΡΕΣΕΙΣ
Βέβαια, τίποτα δεν αναγκάζει μία επιχείρηση να προμηθευτεί όλα τα υποσυστήματα του ERP της από τον ίδιο κατασκευαστή. Αν κρίνει ότι το χρονικό διάστημα επανασχεδιασμού των διαδικασιών της ώστε να προσαρμοστούν στις απαιτήσεις κάποιων υποσυστημάτων του ERP είναι απαγορευτικά μεγάλο, μπορεί να στραφεί σε αντίστοιχα υποσυστήματα άλλου κατασκευαστή, που μπορούν να προσαρμοστούν ευκολότερα στις ανάγκες της. Αλλά σ' αυτή την περίπτωση πρέπει να "ενώσει", μόνη της ή με εξωτερική βοήθεια, τα υποσυστήματα των διαφορετικών κατασκευαστών ώστε να υλοποιηθεί η τελική ERP λύση. Επίσης, η απόφαση για την εγκατάσταση ενός συστήματος ERP δεν παροπλίζει αναγκαστικά όλες τις παλαιότερες εφαρμογές που χρησιμοποιούσε η επιχείρηση. Αν μία τέτοια εφαρμογή είναι καλοσχεδιασμένη και λειτουργική, μπορεί να ωφελεί την επιχείρηση περισσότερο η "απομονωμένη" λειτουργία της παρά η αντικατάστασή της από οποιοδήποτε υποσύστημα του ERP που θα λειτουργεί λιγότερο αποτελεσματικά.
ΔΙΑΘΕΣΙΜΕΣ ΛΥΣΕΙΣ
Σήμερα, στην ελληνική αγορά υπάρχουν διαθέσιμες σύγχρονες λύσεις ERP, για κάθε τύπο και μέγεθος επιχείρησης. Οι εν λόγω λύσεις είναι απόλυτα "αρθρωτές" (η επιχείρηση μπορεί να εγκαταστήσει το κομμάτι της λύσης που πραγματικά χρειάζεται χωρίς να προμηθευτεί άλλα), οι κατασκευάστριες εταιρείες μπορούν να τις υποστηρίξουν αρτιότερα και ταχύτερα και να τις συνδέσουν απευθείας με αντίστοιχες εφαρμογές άλλων κατασκευαστών.