Αρχική
Τι είναι το Document Management
Ενα σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων που καταργεί την παραδοσιακή αρχειοθέτηση των εντύπων και μπορεί να δώσει στην επιχείρηση ένα σοβαρό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Η μέθοδος συλλογής, ταξινόμησης και επεξεργασίας των πάσης φύσεως εγγράφων επηρεάζει σε μεγάλο βαθμό τη λειτουργία μίας επιχείρησης, ανεξάρτητα από το μέγεθός της, αν και είναι ευνόητο ότι όσο μεγαλύτερη είναι η επιχείρηση τόσο πιο πολύπλοκη καθίσταται η διαχείριση των τυπωμένων εγγράφων της. Λύση σ' αυτό το πρόβλημα δίνουν τα Συστήματα Ψηφιακής Αρχειοθέτησης και Διαχείρισης Εγγράφων (Document Management Systems). Το Document Management - όπως το εννοούμε σήμερα, ως προς τις ομώνυμες λύσεις Πληροφορικής - είναι συνώνυμο της αρχειοθέτησης και της διαχείρισης εγγράφων, φωτογραφιών, σχεδίων, αρχείων πολυμέσων, βίντεο, ήχου, ιστοσελίδων κ.λπ. με ηλεκτρονικό τρόπο. Τα συστήματα Document Management αποτελούνται από τον κατάλληλο hardware εξοπλισμό και το λογισμικό ψηφιοποίησης, διαχείρισης και αρχειοθέτησης των εγγράφων.
ΠΟΙΑ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ ΛΥΝΕΙ ΕΝΑ ΣΥΣΤΗΜΑ DM
Ενα πρόβλημα που αντιμετωπίζουν πολλές επιχειρήσεις σήμερα, είναι ο μεγάλος όγκος εγγράφων που πρέπει να διαχειριστούν. Αυτά πρέπει είτε να εισαχθούν σε μηχανογραφικά συστήματα είτε να αρχειοθετηθούν. Σε όλες τις περιπτώσεις, η επεξεργασία τους συνεπάγεται μεγάλο λειτουργικό κόστος για την εκάστοτε επιχείρηση. Η εισαγωγή συστημάτων οπτικής αναγνώρισης και ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης επιτυγχάνει δραστική μείωση αυτού του κόστους, ενώ εγγυάται την ασφάλεια των δεδομένων και την εύκολη ανεύρεση και ανάκτησή τους. Η λειτουργία των συστημάτων Ψηφιακής Διαχείρισης Εγγράφων ξεκινά από ένα φυσικό (έντυπο) έγγραφο, το οποίο πρέπει πρώτα να ψηφιοποιηθεί και κατόπιν να εισαχθεί στο σύστημα και φθάνει μέχρι την ανάκτηση ενός ψηφιακού εγγράφου που πρέπει να εντοπιστεί, να προβληθεί στην οθόνη και να εκτυπωθεί ή να διακινηθεί ψηφιακά. Τα περισσότερα συστήματα Document Management είναι απαραίτητο να προσφέρουν τη δυνατότητα σάρωσης οποιουδήποτε φυσικού εγγράφου με στόχο την ψηφιοποίησή του, την εισαγωγή στο σύστημα και την αποθήκευσή του σε ψηφιακή μορφή, την αρχειοθέτηση του εγγράφου με τη συνοδεία σχετικών πληροφοριών (ημερομηνία καταχώρισης, είδος, περίληψη εγγράφου κ.λπ.), ώστε να διασφαλίζεται η δυνατότητα αναζήτησης με συγκεκριμένα κριτήρια και ως εκ τούτου η ανακλησιμότητά του, η δυνατότητα αναζήτησης καταχωρισμένων εγγράφων με διάφορα κριτήρια και άμεσου εντοπισμού τους, η προβολή κάθε ζητούμενου εγγράφου, η εκτύπωση, η αποστολή με φαξ ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Τα συγκεκριμένα συστήματα θεωρούνται απαραίτητα σε εταιρείες παροχής υπηρεσιών και βρίσκουν πολλές και ποικίλες εφαρμογές σε πολλούς διαφορετικούς κλάδους. Ετσι, λοιπόν, η εξειδίκευση της εταιρείας με την οποία θα συνεργαστεί η επιχείρηση, προκειμένου να αποκτήσει έναν "αξιόμαχο" σύστημα Document Management παίζει πολύ σημαντικό ρόλο.
Οι υλοποιήσεις μίας εταιρείας που ολοκληρώνει συστήματα αυτού του είδους σε έναν ή δύο συγκεκριμένους κλάδους, σημαίνει πως η εταιρεία αυτή είναι αρκετά έμπειρη, ώστε να αντιμετωπίσει τα προβλήματα που τυχόν ανακύπτουν στη διάρκεια ή κατόπιν της εγκατάστασης. Ανάλογα με τις ξεχωριστές ανάγκες της επιχείρησης και το αντικείμενό της υπάρχουν διαφορετικές δυνατότητες που θα πρέπει να έχει κάθε σύστημα, αλλά επίσης διαφορετικές επεκτάσεις που αυτό θα πρέπει να προβλέπει. Οι επεκτάσεις αυτές δεν πρέπει να αφορούν μόνο στην κλιμάκωση του όγκου των εργασιών της επιχείρησης, αλλά και στην επέκταση σε διαφορετικούς τύπους αρχείων. Ετσι, υπάρχουν επιχειρήσεις που ίσως σύντομα χρειαστούν -ενώ αυτή τη στιγμή δεν έχουν ανάλογη ανάγκη - σύστημα διαχείρισης φωτογραφιών ή αρχείων πολυμέσων (ήχου, βίντεο κ.λπ.). Η λύση που θα επιλεγεί σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να προλαμβάνει την ύπαρξη της ανάγκης ή τουλάχιστον να προσφέρει τη δυνατότητα μελλοντικής επέκτασης της εφαρμογής του συστήματος.
ΚΥΡΙΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ
Τα τρία βασικά ζητούμενα των λύσεων είναι οι δυνατότητες αρχειοθέτησης, αναζήτησης και δρομολόγησης εγγράφων με ενοποίηση διαφορετικών πηγών εισόδου (ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, fax, έντυπο υλικό). Συναφείς δυνατότητες, όπως η ηλεκτρονική πρωτοκόλληση, η κεντρική διαχείριση εισερχόμενων και εξερχόμενων ή εσωτερικών αρχείων παραγόμενων εντός της επιχείρησης, η κεντρική αποθήκευση όλων των ηλεκτρονικών εγγραφών με παρακολούθηση εκδόσεων ή αλλαγών τους και οι δυνατότητες δρομολόγησης εγγράφων και ροής εργασιών (workflow), πρέπει να είναι de factο standard για αυτές τις λύσεις. Εξάλλου, καλό είναι το σύστημα να είναι πλήρως εξελληνισμένο, να υποστηρίζει πολλαπλά αποθηκευτικά μέσα, να συνεργάζεται με όλα τα λειτουργικά συστήματα, καθώς και να προσφέρει άμεση συνδεσιμότητα με άλλες λύσεις επιχειρηματικού λογισμικού που "τρέχουν" στην επιχείρηση, όπως ERP και εφαρμογές γραφείου.