Αρχική
Τι είναι το BPM
Απ' όλες τις κατηγορίες επιχειρησιακού λογισμικού, αυτή των συστημάτων BPM ίσως είναι η πιο "σκοτεινή" και δυσνόητη από πλευράς λειτουργιών και άρα πρακτικής αξίας. Ποια προβλήματα λύνει στην επιχείρηση; BPM σημαίνει διαχείριση εταιρικών διαδικασιών, γι' αυτό ο καλύτερος τρόπος για να εξηγήσουμε τι κάνουν αυτά τα προγράμματα, είναι να εξετάσουμε πρώτα τι είναι εταιρική διαδικασία. Εταιρική διαδικασία, λοιπόν, είναι μία "αλυσίδα" ενεργειών, με βάση συγκεκριμένους εταιρικούς κανόνες, για την επίτευξη ενός αποτελέσματος, π.χ., την παραγωγή ενός προϊόντος ή την προσφορά μίας υπηρεσίας. Κάθε ενέργεια σ' αυτή την αλυσίδα είναι η δράση που πρέπει να αναληφθεί, όχι αναγκαστικά με τη χρήση του ίδιου πληροφοριακού συστήματος, ώστε να γίνει δυνατό το πέρασμα στην επόμενη ενέργεια της αλυσίδας. Το έργο του BPM είναι να συντονίσει τα διαφορετικά πληροφοριακά συστήματα που εμπλέκονται σε μία τέτοια αλυσίδα ενεργειών, ώστε η τελευταία να διεκπεραιώνεται "αφανώς" και όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά, με τη λιγότερη δυνατή οργανωτική/διαχειριστική συμμετοχή εκ μέρους των χρηστών. Με άλλα λόγια, το BPM λειτουργεί "πάνω" από τα εταιρικά πληροφοριακά συστήματα, συνδέοντάς τα σε ένα οργανικό σύνολο ή ένα σύστημα BPM επιχειρεί να κλείσει τα κενά μηχανογράφησης που υπάρχουν ανάμεσα στα πληροφοριακά συστήματα που "τρέχουν" στην επιχείρηση.
Ενα απλό παράδειγμα αξιοποίησης ενός συστήματος BPM είναι η χρήση του από ένα εκπαιδευτικό ίδρυμα για την αυτοματοποίηση της δημιουργίας και της διανομής στους εκπαιδευτικούς οργανισμούς με τους οποίους συνεργάζεται των αιτήσεων εγγραφής, καθώς και άλλων σχετικών με τους σπουδαστές του ιδρύματος εγγράφων. Ποιες εταιρείες χρειάζονται το BPM; Σίγουρα όχι οι μικρές, οι οποίες μπορούν κάλλιστα να οργανώσουν αποδοτικά τη διεκπεραίωση των λίγων και σχετικά απλών εσωτερικών διαδικασιών χωρίς ένα τέτοιο σύστημα. Εκ των πραγμάτων, λοιπόν, οι τεχνολογίες BPM απευθύνονται σε μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις, που θέλουν να πετύχουν μεγαλύτερη ευελιξία στα σημεία όπου "εφάπτονται" τα διάφορα τμήματά τους.
ΣΧΕΣΗ ΜΕ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ WORKFLOW ΚΑΙ ERP
Οι λειτουργίες του BPM υπερκαλύπτουν αυτές ενός συστήματος workflow, αφού το πρώτο μπορεί να συνδέει διαδικασίες μεταξύ των τμημάτων της επιχείρησης, οι οποίες πρέπει να "τρέξουν" μεταξύ των διαφορετικών πακέτων λογισμικού όπου είναι εγκατεστημένες στην επιχείρηση και διαδικασίες που έχουν να κάνουν με το σύστημα εργασίας των υπαλλήλων της επιχείρησης. Το BPM μπορεί να κινείται και στα τρία παραπάνω επίπεδα, ενώνοντας τα ετερόκλητα συστήματα "αφανώς", δηλαδή, χωρίς ο χρήστης του συστήματος BPM να γνωρίζει ολόκληρο το εύρος των λειτουργιών του, παρά μόνο το κομμάτι που χειρίζεται. Η σημαντικότερη διαφορά του workflow από το BPM είναι ότι το πρώτο συντονίζει δραστηριότητες εντός μίας εφαρμογής και άρα είναι απομονωμένο λογισμικό (αυτός ήταν ο αρχικός σχεδιασμός τους, στα μέσα της δεκαετίας του 1990), ενώ το δεύτερο μοντελοποιεί, εκτελεί και διαχειρίζεται διαδικασίες που εκτελούνται μεταξύ των εφαρμογών κατά τη διαβίβαση των δεδομένων από τη μία στην άλλη, άρα είναι ανεξάρτητο από συγκεκριμένη εφαρμογή. Ενώ ένα workflow φτιάχνεται πάντα για ένα συγκεκριμένο πληροφοριακό σύστημα και δεν επικοινωνεί παρά ελάχιστα με τα άλλα εταιρικά συστήματα, των οποίων τα δεδομένα δεν "κατανοεί", το BPM μπορεί να συλλέγει (ιδανικά, χωρίς καμία ανθρώπινη μεσολάβηση) τα δεδομένα από ένα σύστημα, να ελέγχει την αξιοπιστία τους, να τα προωθεί στα επόμενα συστήματα της αλυσίδας και να προτείνει και διορθωτικές ενέργειες, αν χρειαστεί. Από μία άλλη οπτική γωνία, το workflow ενδιαφέρεται περισσότερο για την εκτέλεση των διαδικασιών, ενώ το BPM για τη δρομολόγηση των αποτελεσμάτων τους.
Σε σχέση με τα ERPs, που είναι συστήματα διαχείρισης/ενοποίησης δεδομένων, οι εφαρμογές BPM είναι συστήματα ενοποίησης/αυτοματοποίησης επιχειρησιακών διαδικασιών. Ενα σύστημα BPM μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε ένα ανώτερο επίπεδο απ' αυτό του εγκατεστημένου ERP, ώστε να συντονίσει τις διαδικασίες τις οποίες δεν είναι σχεδιασμένο να χειρίζεται το ERP. Με άλλα λόγια, έχουμε να κάνουμε με μία "διεργασιακή" προσέγγιση που ρίχνει το βάρος όχι στα δεδομένα που συλλέγουν/διεκπεραιώνουν τα εταιρικά πληροφοριακά συστήματα, αλλά στη διαχείριση/αυτοματοποίηση αυτών των δεδομένων. Αν ένα σύστημα ERP χειρίζεται τα δεδομένα της αποθήκης, του λογιστηρίου, της παραγωγής κ.λπ., ένα σύστημα BPM είναι σχεδιασμένο να ανασύρει δεδομένα από κάθε σύστημα και να τα διαβιβάζει αυτόματα, με βάση τα διαδικασιακά μοντέλα που του έχουν οριστεί, στα τμήματα που τα χρειάζονται. Το BPM δεν καταργεί τις εργασίες που κάνουν οι χρήστες στα συστήματα στα οποία δουλεύουν. Περισσότερο αυτοματοποιεί τους τρόπους με τους οποίους προωθούνται τα αποτελέσματα της δουλειάς τους στα επόμενα στάδια μίας εταιρικής διαδικασίας. Ο βασικός στόχος του είναι να καταργήσει τη χρονοβόρα "χειροκίνητη" ένωση των πληροφοριακών συστημάτων σε όλα τα τμήματα της επιχείρησης και, αν χρειάζεται, και εκτός αυτών.
ΕΥΕΛΙΚΤΑ ΜΟΝΤΕΛΑ
Για να πετύχει το στόχο του, ένα σύστημα BPM πρέπει να είναι τόσο ευέλικτο και "εύπλαστο" όσο και οι εταιρικές διαδικασίες που καλείται να διαχειριστεί και να αυτοματοποιήσει. Κάθε επιχείρηση ακολουθεί τις δικές της διαδικασίες και ένα BPM δεν θα ήταν καθόλου χρήσιμο αν "φύτευε" στον κώδικά του ένα αμετάβλητο σετ διαδικασιών. Γι' αυτό το λόγο, οι εφαρμογές BPM λειτουργούν με την αρχή της μοντελοποίησης: δίνουν στις επιχειρήσεις ένα γραφικό περιβάλλον για να κατασκευάσουν οι ίδιες τα μοντέλα των διαδικασιών που θέλουν να αυτοματοποιήσουν. Η αξία ενός συστήματος BPM κρίνεται από το πόσο ισχυρά εργαλεία διαθέτει για την κατασκευή διαδικασιακών μοντέλων και από το πόσο εύκολα μπορεί να τα αναπροσαρμόζει ώστε να δίνει απαντήσεις σε ερωτήσεις τύπου "what-if", ενημερώνοντας εκ των προτέρων την επιχείρηση για τα οφέλη που θα αποκόμιζε, αν ακολουθούσε εναλλακτικές διαδικασίες.