Αρχική
Τι είναι το BI και τα Data Warehouses
Τα συστήματα επιχειρησιακής ευφυΐας στα οποία αναφερθήκαμε παραπάνω, είναι εργαλεία υποβοήθησης των επιχειρηματικών αποφάσεων (Decision Support Systems). Ο ρόλος τους μπορεί να κατανοηθεί καλύτερα αν τα συγκρίνουμε με τα συστήματα ERP. Τα ERPs είναι σχεδιασμένα με κύριο στόχο την επιτάχυνση των καθημερινών δραστηριοτήτων/συναλλαγών της επιχείρησης. Αν και ενσωματώνουν αρκετή "ευφυΐα" για να παράγουν ένα πλήθος αναφορών προς τη διοίκηση, οι αναφορές αυτές είναι κατά κανόνα χρονικά ή τοπικά εστιασμένες συνοψίσεις των αναλυτικών στοιχείων που τηρούνται στη βάση του ERP, π.χ., συγκεντρωτικά στοιχεία τριμήνων, γεωγραφικών περιοχών κ.λπ., είτε διαφορετικές όψεις τους. Με άλλα λόγια, δεν ενσωματώνουν αρκετή "νοημοσύνη" για να αναλύσουν τα δεδομένα σύμφωνα με τους κανόνες της επιστήμης της στατιστικής και να προτείνουν μοντέλα δράσης ικανά να βοηθήσουν τη διοίκηση στη λήψη αποφάσεων. Δεν προσθέτουν κάτι στη γνώση που χρειάζεται η επιχείρηση για να πάρει αποφάσεις για τις επόμενες κινήσεις της. Αν το ERP και οι άλλες σύνθετες εφαρμογές που τρέχουν στην επιχείρηση συλλέγουν δεδομένα από τη δραστηριότητα των διαφόρων τμημάτων της (πωλήσεων, μάρκετινγκ, οικονομικό, παραγωγής κ.λπ.), ένα σύστημα επιχειρησιακής ευφυΐας συλλέγει δεδομένα από ένα Data Warehouse, τα αναλύει και τα παρουσιάζει με τέτοιο τρόπο (αναφορές, διαγράμματα, dashboards, OLAP cubes κ.ά.) ώστε να βοηθήσει στη λήψη επιχειρηματικών αποφάσεων.
Τα OLAP cubes, για παράδειγμα, οργανώνουν με τέτοιο τρόπο τα επιχειρησιακά δεδομένα ώστε να επιταχύνεται σημαντικά η ανάλυσή τους, πολύ πιο γρήγορα και πιο σφαιρικά από ό,τι σε μία "παραδοσιακή" σχεσιακή βάση δεδομένων. Αν η σχεσιακή βάση είναι η κυρίαρχη δομή δεδομένων στα συστήματα ERPs (διότι είναι η καταλληλότερη για τη δημιουργία και την ανάσυρση εγγραφών από πίνακες), τα OLAP cubes είναι η κυρίαρχη δομή στα συστήματα ανάλυσης των δεδομένων, γιατί επιτρέπουν στη διοίκηση να βλέπει άμεσα τις πληροφορίες από πολλές διαφορετικές οπτικές γωνίες. Απ' την άλλη, τα dashboards είναι διοικητικά πληροφοριακά συστήματα που συγκεντρώνουν πληροφορίες από πολλές πηγές και τις παρουσιάζουν με έναν πολύ εύληπτο τρόπο, υποβοηθώντας τη διοίκηση να σχηματίσει γρήγορα μία γενική εικόνα της οικονομικής κατάστασής της. Με όλα αυτά τα εργαλεία στο οπλοστάσιό του, το έργο ενός συστήματος BI είναι να μετατρέπει τα ετερόκλητα (και φαινομενικά ασύνδετα) δεδομένα που εισρέουν στην επιχείρηση σε χρήσιμες πληροφορίες, εύκολα γρήγορα και εύληπτα.
Data Warehouses
Οπως είπαμε, ένα σύστημα επιχειρησιακής ευφυΐας αντλεί συνήθως τα προς ανάλυση δεδομένα από ένα Data Warehouse. Η τεχνολογία των Data Warehouses έχει τις ρίζες της στη δεκαετία του 1960, αλλά την τελευταία δεκαετία αναπτύχθηκε ραγδαία σε όλα τα επίπεδα και αποτελεί πλέον ουσιαστικό κομμάτι τις πληροφοριακής υποδομής κάθε μεγάλης επιχείρησης (στο εξωτερικό, τουλάχιστον).
Ενα Data Warehouse είναι μία κεντρική "αποθήκη δεδομένων" (ενιαία ή διασπασμένη σε μικρότερες "αποθήκες" ανά τμήμα επιχείρησης, τις λεγόμενες data marts). Δημιουργείται από ειδικό λογισμικό που συλλέγει τα δεδομένα των επιμέρους πληροφοριακών συστημάτων που τρέχουν στην επιχείρηση (του ERP, του CRM κ.λπ.) και τις καταχωρίζει στην "αποθήκη", αφού πρώτα τις αναπροσαρμόσει με τέτοιον τρόπο ώστε η εύρεση και η αξιοποίησή τους από το BI να είναι ταχύτατη.
Για παράδειγμα, ένα σύστημα πωλήσεων καταχωρίζει τις ημερήσιες συναλλαγές της επιχείρησης με τους πελάτες της. Αντίγραφα αυτών των συναλλαγών στέλνονται στην Data Warehouse, αλλά καταχωρίζονται εκεί δομημένα με διαφορετικό τρόπο, ώστε να μπορούν να εντοπιστούν πολύ πιο γρήγορα. Για παράδειγμα, μία Data Warehouse δεν ακολουθεί τις αρχές της κανονικοποίησης που επιβάλλει το σχεσιακό μοντέλο, δηλαδή της διάσπασης των δεδομένων σε εκατοντάδες πίνακες που ενώνονται μεταξύ τους με πεδία-κλειδιά, αλλά καταχωρίζει τα δεδομένα σε μία flat database, με εκατοντάδες επαναλήψεις των ίδιων πεδίων στις εγγραφές της βάσης, μία δομή που επιταχύνει θεαματικά τις αναζητήσεις. Μ' άλλα λόγια, το BI δεν "ενοχλεί" τα πληροφοριακά συστήματα (και άρα δεν επιβραδύνει τη λειτουργία τους), αλλά ανασύρει τα δεδομένα που θα μετατρέψει σε χρήσιμη πληροφορία από το Data Warehouse. Φυσικά, η ύπαρξη ενός συστήματος ERP στην επιχείρηση, λόγω της ενιαίας βάσης δεδομένων του, διευκολύνει σημαντικά τη δημιουργία και τη συντήρηση ενός Data Warehouse, αφού ελαχιστοποιεί τις απαραίτητες μετατροπές για τη μεταφορά των δεδομένων από το πρώτο στο δεύτερο. Με άλλα λόγια, το ERP μπορεί να αποτελέσει μία άριστη βάση εκκίνησης για την εγκατάσταση συστημάτων BI στην επιχείρηση και κατ' επέκταση άλλων εφαρμογών λήψης αποφάσεων.